Un pedido entra por ventas, se comprueba en una hoja de cálculo y vuelve a introducirse en el programa de facturación. Después, alguien envía los datos a la asesoría. Si hay mercancía, otra persona actualiza el almacén. El trabajo sale adelante, pero depende de que varias personas copien bien la misma información y de que todos los programas reflejen la misma operación.
Un ERP permite ordenar ese recorrido. Puede reunir ventas, compras, facturación, contabilidad y almacén, o actuar como sistema central conectado con aplicaciones especializadas. La utilidad está en que un mismo pedido pueda utilizarse después para preparar una entrega, emitir una factura, registrar un cobro o consultar qué productos quedan disponibles.
Los cambios normativos relacionados con la facturación añaden ahora nuevos requisitos a esa decisión tecnológica. Al revisar un ERP o un programa de facturación ya no basta con comprobar cómo se crea una factura. También interesa saber qué registros genera, cómo conserva las modificaciones, si está preparado para Verifactu y de qué manera abordará la factura electrónica.
Plazos de implantación
Saber cuándo entra en vigor verifactu permite planificar esa adaptación. La obligación se sitúa en el 1 de enero de 2027 para las empresas y en el 1 de julio de 2027 para los autónomos.
Verifactu está relacionado con la integridad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación. El software debe generar registros seguros, mantener constancia de las modificaciones y conservar la información conforme a los requisitos establecidos. También aparecen elementos como el código QR asociado a la factura. Para quien facture desde el propio ERP, conviene comprobar que el módulo utilizado está preparado para este funcionamiento y no limitar la revisión al aspecto visual del documento. Verifactu permite enviar automáticamente las facturas sin ningún error, evitando infracciones o sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
La factura electrónica para autónomos plantea otra cuestión. Implica generar, enviar y recibir documentos de facturación en formatos y procedimientos digitales estructurados. Al elegir software habrá que comprobar cómo se emitirán esas facturas, cómo se recibirán las de proveedores y qué ocurrirá después con esos datos.
Qué programas necesitas conectar
En muchas empresas tiene sentido mantener aplicaciones especializadas y conectarlas con el ERP. El almacén es un buen ejemplo. Una compañía de distribución necesita saber qué unidades están disponibles antes de confirmar una venta, qué mercancía está reservada y qué productos deben reponerse.
En una operación sencilla, el propio ERP puede asumir estas funciones. Una empresa logística con varios almacenes, ubicaciones y procesos de preparación de pedidos puede necesitar una solución específica.
Lo relevante en este segundo escenario es comprobar qué información comparte el sistema de almacén con el ERP. Si ventas confirma un pedido de diez unidades, el stock disponible debería reflejar esa reserva. Cuando se recibe mercancía de un proveedor, compras y comercial deberían poder consultar posteriormente la nueva disponibilidad.
Las nóminas presentan una situación parecida. Un programa laboral especializado puede seguir encargándose de trabajadores, salarios y cotizaciones. No es necesario sustituirlo si cumple correctamente su función. La decisión consiste en comprobar qué información económica puede trasladar al sistema contable y qué intervención necesita el equipo administrativo cada mes.
Qué ventajas puede aportar una buena elección
Una gestión mejor conectada permite saber con más rapidez cuánto queda por cobrar, qué pedidos esperan preparación y qué productos hay que reponer.
También puede mejorar la atención al cliente. Si comercial conoce la disponibilidad real de un producto, puede dar una respuesta inmediata. Si administración ve qué facturas están pendientes, puede controlar el cobro sin reconstruir la información desde distintas hojas.
En dirección, disponer de ventas, compras, gastos y tesorería con datos más recientes permite detectar antes determinados problemas. No hace falta esperar al cierre del mes para descubrir que ha aumentado el importe pendiente de cobro o que una referencia está teniendo más salidas de las previstas.
Ahí aparece la ventaja competitiva. No en disponer de más módulos que otra empresa, sino en responder antes, detectar incidencias con mayor rapidez y conocer mejor el estado de las operaciones.
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