Luces y sombras del expediente administrativo

Quien no pide a tiempo que se complete el expediente, se lo lleva la corriente». Este es el título con el que el Magistrado D. José Ramón Chaves García, encabeza uno de sus magníficos artículos en su blog ‘delajusticia.com’. En este caso, bajo tal sugerente encabezamiento, nos ilustra sobre la importancia que tiene en un procedimiento contencioso-administrativo el expediente administrativo y, sobre todo, la importancia de advertir y solicitar en el momento procesal adecuado, su complemento, en caso de que la Administración, no haya remitido al Juzgado la totalidad de los documentos que lo integran.

Sí, créame, por extraño que pueda parecer, suele ser práctica, descuido o desidia, que se da con cierta recurrencia, pero como no hay problema que no tenga solución, ante la negligencia de la Administración, el art. 55 LJC, permite advertirlo, denunciarlo y que se requiera su complemento con todos los documento que no han sido remitidos inicialmente, para garantizar así la pieza estelar en los procesos contenciosos-administrativos.

Ahora bien, también les digo, no siempre la Administración peca de negligencia o descuido a la hora de remitir un expediente al Juzgado. En muchos casos, el expediente es remitido de forma íntegra con todo los documentos que lo conforman, debidamente foliado y con su preceptivo índice, cumpliendo así con esa diligencia que se le presume en el actuar; otros, incluso, la diligencia administrativa llega a tal extremo, que la propia Administración completa de antemano el expediente, no vaya a ser que ese documento vital a su postura en el pleito vaya a faltar al momento de enjuiciar…, claro que, si no han pedido ustedes vista y copia del expediente antes de iniciar el proceso, difícil prueba existirá de que se la intentan colar… Por experiencia puedo decir que curiosamente no faltan ocasiones en que de forma misteriosa se cuelan en el expediente ignotos documentos de los que nada se sabía en la vía administrativa…

Pero ojo al dato, porque, aunque sean ustedes muy mirados para eso de saber de antemano cómo está su expediente antes de iniciar la vía judicial, no están exentos de que les den gato por libre, créame…

El art. 70 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), regula la formación del expediente administrativo mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlo. La Ley habla de agregación ordenada, por ello ha de entenderse, como ya hacía el art. 164.2 del ROF, que esa agregación ordenada viene presidida por la rúbrica y foliado de sus páginas, exigiendo además el art. 70, que se añada un índice numerado de todos los documentos que contenga, cuando deba remitirse.

Luego, contra el pucherazo administrativo del expediente, exijan ustedes que la copia del mismo se les entregue cuanto menos foliada, como garantía mínima de que eso, y sólo eso que la Administración les entrega es lo que conforma su expediente. Así podrán combatirse posibles ‘documentos fantasmas’ en una eventual vía judicial y, poder hacer valer, en su caso, la falta de correspondencia del expediente entregado al administrado y el finalmente remitido al Juzgado.

Sin perjuicio de ello, nunca faltarán las sorpresas, créame, pues el citado art.70 de la LPACAP, regula expresamente que no formará parte del expediente administrativo, la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos.

En estos casos, la innecesaridad de incorporar información auxiliar o de apoyo al expediente, bajo el paraguas del art. 70.4 de la LPACAP puede dar lugar a que la Administración ‘expurgue’ documentos, pudiendo así dificultar la defensa del ciudadano una eventual vía judicial.

Qué quieren que les diga…, parece insólito que hoy que ‘aparentemente’ se defiende y se enarbola la bandera de la transparencia en la Administración e instituciones públicas, nos encontremos con una regulación expresa que ampara la posibilidad de no incluir o eliminar del expediente administrativo cierta información y que, en opinión de esta humilde servidora, por muy accesoria, auxiliar o de apoyo que sea, siempre puede arrojar luz o servir para despejar la arbitrariedad, legalidad o ilegalidad del actuar administrativo.

En este escenario, con más sombras que luces sobre el expediente administrativo, me viene a la cabeza el ingenioso hidalgo Don Quijote, que diría sin duda con cierta frustración y absoluta razón, «con la Administración hemos topado, amigo Sancho»…