En muchas pymes y negocios de autónomos, la facturación funciona mientras nadie haga demasiadas preguntas. Hasta que un cliente empresa devuelve una factura por un NIF mal copiado, hasta que el asesor pide un listado y no cuadra, o hasta que llega un cierre y aparecen huecos en la numeración. Ahí es cuando el problema explota.
Con la entrada en vigor de Verifactu, el foco se pone justo en eso, en el registro que deja el software y en la consistencia de los datos, no en el diseño del PDF. La buena noticia es que la mayor parte del trabajo no es técnico, es de orden, y se puede dejar encarrilado en 2026 sin parar la actividad.
Aquí tienes calendario 2027, qué cambia en la práctica, y un método simple para ordenar series y datos, donde nacen la mayoría de incidencias y rectificativas.
Calendario 2027, las fechas que importan
El calendario se organiza en dos fechas límite, según el tipo de obligado. Conviene tenerlas claras para planificar la adaptación con tiempo.
Fechas a tener en el radar:
- Entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades: sistemas informáticos adaptados antes del 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados tributarios, donde encajan la mayoría de autónomos y pymes: sistemas informáticos adaptados antes del 1 de julio de 2027.
Antes de esas fechas suele existir una fase de transición y pruebas. En la práctica, ese periodo es útil para revisar procesos y corregir hábitos, porque el error no suele estar en la actualización del programa, suele estar en el dato y en la forma de corregir.
Qué cambia de verdad, no es el PDF, es el registro
Verifactu se asocia al marco que exige integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por el sistema informático. Traducido, cada factura debe dejar un rastro consistente, y las correcciones no pueden hacerse como si fuera un documento cualquiera.
Esto tiene un efecto directo en el día a día. Pasa a ser crítico que el cliente esté bien dado de alta, que las series sigan una regla, que la numeración sea correlativa, y que las rectificativas se emitan con procedimiento.
En qué se nota para un autónomo o una pyme
- Se reducen los arreglos manuales, y sube el valor de plantillas y reglas estables.
- Los duplicados y los datos inconsistentes pasan de ser una molestia a ser una fuente de incidencias repetidas.
- El orden de series y numeración deja de ser un detalle, y se convierte en un control básico de trazabilidad.
Por qué series y datos son el punto débil en la mayoría de negocios
En facturación, hay problemas que se ven, y problemas que se acumulan en silencio. Series y datos suelen ser de los segundos. No dan guerra el día uno, dan guerra cuando crece el volumen, cuando hay dos personas facturando, o cuando un cliente pide referencias internas.
Además, muchos negocios mezclan hábitos, una factura hecha desde una plantilla antigua, otra desde el programa, una nota de abono con numeración distinta, y correcciones editando a mano. El resultado es una bola de nieve.
Cómo ordenar datos, el paso que más reduce rectificativas
Si solo pudieras hacer una cosa para prepararte, que sea esta. Un dato fiscal mal copiado bloquea cobros y obliga a reemitir, y un cliente duplicado hace que el mismo error se repita cada mes.
Paso 1, detecta duplicados por NIF, nombre y correo
Empieza por localizar clientes con fichas repetidas. El síntoma es típico, el mismo cliente aparece con una razón social y otra abreviada, o con correos diferentes. El objetivo es dejar un único registro por NIF.
- Busca por NIF y unifica registros duplicados.
- Establece un criterio de nombre, por ejemplo, razón social completa, y úsalo siempre.
- Deja claro qué contacto es administración y cuál es comercial, y marca el canal correcto de envío.
Paso 2, valida datos fiscales de los clientes principales
No hace falta revisar a todos a la vez. Empieza por los 10 o 20 clientes que más facturación concentran. Son los que más coste generan si hay un error, porque repiten factura.
- Verifica razón social, NIF y domicilio fiscal tal y como lo tiene registrado el cliente.
- Confirma si exigen referencia interna, pedido, contrato, centro de coste o número de proveedor.
- Anota condiciones de pago y vencimientos habituales, para que la factura sea coherente y fácil de conciliar.
Cómo ordenar series y numeración sin liarte
La regla de oro es que la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, y que la serie debe responder a una regla, no a la improvisación. Cuando hay demasiadas series, nadie recuerda cuál toca, y aparecen huecos.
Regla mínima recomendada para la mayoría de pymes
Si tu casuística no es compleja, puedes funcionar con una estructura mínima.
- Una serie para facturas ordinarias.
- Una serie para rectificativas o abonos, si los usas.
- Una serie separada solo si tienes dos actividades claramente diferentes y necesitas separarlas por control interno.
Errores típicos con series, y cómo evitarlos
Facturas de prueba: Nunca pruebes en la serie real. Si necesitas probar, usa un entorno de pruebas o una serie específica no usada en producción.
Mezclar abonos con ordinarias: Separar rectificativas ayuda a entender el histórico, y reduce confusión en clientes y gestoría.
Rectificativas, el procedimiento que evita incendios
Rectificar es normal. Lo que complica es rectificar sin método. Con un marco que pone énfasis en el registro, corregir no puede ser borrar o editar, debe ser emitir la corrección con rastro.
Tres reglas prácticas:
- No borres la factura original, emite una rectificativa que la referencie de forma clara.
- Documenta el motivo en una frase, y conserva la relación entre original y rectificativa.
- Si el mismo error se repite, corrige la causa, plantilla, ficha del cliente o catálogo, no solo el documento del día.
Checklist en 30 minutos para dejarlo ordenado
Este checklist está pensado para hacerlo con calma y repetirlo. Si lo aplicas a tus clientes principales, verás menos devoluciones incluso antes de 2027.
- Unifica duplicados y deja un registro único por NIF.
- Verifica razón social, NIF y domicilio fiscal de los clientes principales.
- Anota referencias obligatorias por cliente, pedido, contrato, centro de coste, número de proveedor.
- Define la regla de series en una frase y escríbela.
- Comprueba numeración correlativa y evita pruebas en series reales.
- Estandariza conceptos, añade periodo y alcance cuando sea recurrente.
- Fija plantillas con campos obligatorios para referencias y periodos.
- Define procedimiento de rectificativas y úsalo siempre igual.
Los errores que más se pagan, porque se repiten
Cuando algo se paga caro es porque se repite. Estos son los fallos que más horas consumen en autónomos y pymes, y los que más se podrían evitar con orden.
- Facturar a un cliente con datos fiscales distintos según la ficha que uses ese día.
- Enviar facturas sin referencia interna a clientes empresa, y entrar en bucle de devoluciones.
- Corregir editando, en lugar de rectificar, y perder el histórico de qué pasó.
- Conceptos genéricos sin periodo ni alcance, que abren discusiones innecesarias.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es la entrada en vigor de Verifactu?
La entrada se organiza en dos fechas límite en 2027. Para entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades, la adaptación del sistema debe estar lista antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios, incluyendo la mayoría de autónomos y pymes, antes del 1 de julio de 2027.
¿Qué es lo primero que debería revisar en mi negocio?
Datos y series. Unifica duplicados, valida NIF y razón social de los principales clientes, y define una regla de series que no dependa de la memoria. Eso reduce devoluciones, rectificativas y cobros retrasados desde ya.
¿Qué pasa si un cliente me devuelve una factura?
Lo habitual es que exista una causa concreta, datos fiscales, falta de referencia interna, concepto poco claro o canal de envío incorrecto. Corrige con un procedimiento, y si el fallo se repite, ajusta la plantilla o la ficha del cliente para que no vuelva a ocurrir.
¿Necesito un proceso distinto para rectificar?
Sí, conviene tenerlo definido antes de necesitarlo. La rectificativa debe referenciar a la original, incluir el motivo, y conservar el rastro. Improvisar con ediciones manuales es lo que suele romper la coherencia del histórico.
En resumen, lo que se ordena ahora evita el incendio después
La entrada en vigor de Verifactu llega con calendario, pero la mayoría de problemas se cuecen antes, en series improvisadas y datos sin revisar. Si aprovechas 2026 para unificar clientes, fijar reglas de numeración, estandarizar conceptos y definir rectificativas, llegarás al cambio con menos presión y con una mejora inmediata en incidencias y cobros. En facturación, el orden siempre se nota.