En los últimos años, la relación entre autónomos, empresas y la Agencia Tributaria ha ido cambiando a pasos agigantados. La digitalización ya es una exigencia clara del sistema. Las facturas electrónicas y el envío de datos casi en tiempo real apuntan a un mismo objetivo, reducir el fraude fiscal y hacer más transparente la actividad económica. Para ello aparece Verifactu, un término que cada vez se escucha más en asesorías, despachos y conversaciones entre profesionales.
Aunque para muchos todavía suena a algo lejano o confuso, la realidad es que Verifactu va a afectar de lleno a la forma en la que se emiten las facturas en España. Y no solo a grandes empresas, también a pymes y autónomos, que deberán adaptarse antes de lo que parece si no quieren encontrarse con problemas.
Qué es Verifactu
Cuando se menciona la obligatoriedad de Verifactu, no se está hablando de un programa concreto, sino de un sistema impulsado por la Agencia Tributaria para cambiar la forma en la que se generan y conservan las facturas en España. Este sistema forma parte del desarrollo de la Ley antifraude y del reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación, con un objetivo muy claro, evitar que las facturas puedan modificarse, borrarse o manipularse una vez emitidas.
En la práctica, Verifactu exige que las facturas se creen mediante programas de facturación que generen registros seguros, encadenados y verificables. Cada factura deja una huella técnica que permite comprobar que es auténtica, íntegra y que no ha sufrido cambios posteriores. No se trata de enviar automáticamente todas las facturas a Hacienda, sino de que el sistema esté preparado para hacerlo y cumpla unos requisitos técnicos muy concretos.
El trasfondo de todo esto es acabar con el llamado software de doble uso, es decir, aquellos programas que permitían llevar una contabilidad “oficial” y otra paralela. Con Verifactu, este tipo de prácticas quedan mucho más expuestas y resultan mucho más difíciles de sostener.
A quién afecta Verifactu
Verifactu no está pensado solo para grandes compañías con departamentos fiscales propios. Todo lo contrario. El impacto se extiende tanto a autónomos que emiten facturas por su actividad profesional, como a pequeñas y medianas empresas, independientemente de su sector y, en general, a cualquier negocio que utilice programas informáticos para facturar, aunque sean muy básicos.
Qué cambia en el día a día de autónomos y empresas
Para muchos profesionales, el miedo viene de pensar que Verifactu va a suponer más papeleo o más complicaciones. En realidad, el cambio no está tanto en el número de tareas como en la forma de hacerlas. Hasta ahora, era relativamente habitual emitir una factura, guardarla en el programa y, si había algún error, modificarla más adelante sin mayor problema. Con Verifactu, este enfoque cambia. Las facturas no se “tocan”, si hay un error, se corrige mediante los mecanismos previstos, como facturas rectificativas, dejando siempre constancia de lo ocurrido.
El papel del software de facturación y los riesgos de no adaptarse
Uno de los puntos centrales de Verifactu es el software. No vale cualquier programa ni cualquier plantilla de Excel. Los sistemas de facturación deberán cumplir con los requisitos técnicos que marca la normativa, y eso implica que muchos programas actuales tendrán que actualizarse o ser sustituidos.
Por otro lado, como cualquier obligación legal en materia fiscal, no adaptarse a Verifactu tiene consecuencias. La normativa contempla sanciones tanto para quienes utilicen programas de facturación que no cumplan los requisitos técnicos como para quienes manipulen o alteren registros de facturación.
Más allá de las multas económicas, el riesgo principal es quedar en una posición delicada frente a una inspección de Hacienda. Una facturación que no cumple con los estándares exigidos puede dar lugar a comprobaciones más exhaustivas, regularizaciones y problemas que se podrían haber evitado con una adaptación a tiempo.
Fechas clave y calendario de la obligatoriedad
Uno de los puntos que más confusión ha generado en torno a Verifactu son los plazos. Inicialmente se habló de su entrada en vigor en 2026, pero estos plazos han sido modificados oficialmente, y en la actualidad el calendario es el siguiente:
- A partir del 1 de enero de 2027, la obligatoriedad afectará a las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- A partir del 1 de julio de 2027, será obligatoria para autónomos, pymes y el resto de contribuyentes que emitan facturas mediante sistemas informáticos.
Hasta esas fechas, el uso de Verifactu no es obligatorio para la mayoría de los profesionales, pero sí lo es para los fabricantes de software, que deben ofrecer programas ya adaptados a la normativa. Esto permite que empresas y autónomos puedan ir preparándose con antelación y evitar cambios bruscos de última hora.
Para muchos autónomos y empresas, Verifactu acabará siendo simplemente una parte más del día a día, casi invisible, pero con una ventaja clara, una facturación más ordenada, segura y alineada con lo que exige la normativa actual.