La gestión de las nóminas en las empresas suele ser un proceso complejo. Primeramente, porque las obligaciones legales referentes al sistema de nóminas en España se encuentran en los primeros puestos del Índice de Complejidad de Nóminas (GPCI), y segundo, porque a medida que crece una empresa, la variedad de situaciones salariales obliga a llevar a cabo numerosas tareas manuales.
Desde esta perspectiva, muchas empresas están utilizando un software de nóminas para simplificar sus procesos. Este tipo de herramienta es clave para ahorrar tiempo y evitar errores que puedan desembocar en conflictos con el personal, o incumplimiento de la legislación laboral.
¿Por qué la gestión de nóminas sigue siendo un reto para muchas empresas?
La gestión de nóminas es una tarea que se lleva a cabo de manera mensual y sistemática. Pero el salario de las personas puede ser diferente cada mes, debido al pago de las horas extraordinarias. Además, según las categorías laborales en las que se encuadra cada persona trabajadora, la antigüedad y otros distintos factores, las percepciones salariales pueden variar enormemente.
Si una empresa tiene decenas o cientos de trabajadores, tiene que repetir este proceso manual, una y otra vez, de cálculo, envío y firma de las nóminas. Si además lo realiza con herramientas tradicionales, el proceso es mucho más complejo y hay mucho más riesgo de errores.
Hoy día hay que medir y registrar digitalmente las horas trabajadas del personal, por lo que lo ideal es que se pueda automatizar el cálculo de las horas trabajadas, la elaboración de nóminas teniendo en cuenta las características de cada persona y posibles complementos salariales, cotizaciones e IRPF.
¿Qué soluciones digitales existen hoy para gestionar nóminas de forma eficiente?
Ante este panorama, la única posibilidad de gestionar nóminas en las empresas de manera eficiente y sin llevar a cabo procesos manuales es a través de un software.
Software de nóminas en la nube
Una solución con la que puedas automatizar el cálculo, envío y firma de nóminas, teniendo en cuenta las percepciones salariales, cotizaciones e IRPF aplicable, según las condiciones que afectan a la nómina de cada persona empleada.
ERP con módulo de nóminas integrado
Otra de las posibilidades es utilizar un ERP con un módulo de nóminas integrado, lo que puede ser una opción para las empresas de menor tamaño, que no cuentan con una cantidad de personas en plantilla.
Plataformas especializadas en asesorías laborales y gestorías
En los casos de las asesorías laborales y gestorías, que no sólo gestionan las nóminas de su propio personal, sino que deben elaborar las nóminas de las personas empleadas de sus clientes, lo ideal es utilizar un software de gestión de asesorías que permita cubrir estas necesidades.
¿Qué factores debes tener en cuenta antes de elegir una solución digital para nóminas?
Lo primero que hay que tener en cuenta al elegir un software de nóminas es que sea una herramienta automatizable. Es decir, que se pueda programar el cálculo, envío y firma de nóminas, de manera que se puedan cumplir los plazos, y no sea necesaria la intervención de una persona para elaborar los cálculos, de acuerdo a los contratos laborales con cada persona de la empresa.
Por otra parte, hay que asegurar que se integre con el resto de sistemas de la empresa, por ejemplo el área de contabilidad, así como el software de gestión de viajes de negocios, donde se contemplan las notas de gastos que hay que reembolsar en las nóminas. Lo ideal es que esto se pueda hacer de manera automática.
¿Cómo empezar la transición hacia una gestión de nóminas digital?
Para evolucionar hacia un sistema de gestión de nóminas digital, las empresas necesitan en primer lugar ser conscientes de que los procesos manuales reducen su productividad y eficiencia.
A partir de ahí, hay que hacer un diagnóstico de las necesidades del Departamento de Recursos Humanos, determinar qué opción puede ser mejor y tener en cuenta sobre todo la escalabilidad. Pensemos que hay empresas que están contratando personal de manera continua, por lo que incluso si son pequeñas o medianas empresas, pueden necesitar un software de gestión de Recursos Humanos con sistema de nómina.
Una vez se tome esta decisión, hay que contar con la ayuda de un partner tecnológico que ayude a la empresa en la implantación del nuevo software, asesorándole en todo el proceso de migración de datos, parametrización y configuración.
Por último, hay que tener en cuenta la extraordinaria importancia de la capacitación del personal, el cambio de mentalidad que supone la implementación de nuevo software y acudir al soporte técnico ante nuevas necesidades.