Un matrimonio con alguien de fuera, una herencia que llega desde otro país, la contratación de un trabajador extranjero, un hijo nacido en el extranjero. El papeleo internacional aparece en la vida corriente más a menudo de lo que parece, y casi siempre con la misma creencia de partida: que todo documento de fuera hay que apostillarlo y traducirlo. Quien se topa con un acta rusa va derecho a buscar un traductor jurado ruso español, y quien tiene delante un certificado alemán o portugués da por hecho el mismo recorrido. No siempre es así, y cuando sí hace falta, el orden de los pasos cambia el resultado.
El certificado plurilingüe, el atajo que casi nadie pide
Existe un formulario internacional poco conocido fuera de las ventanillas. El Convenio número 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil, firmado en Viena en 1976 y ratificado por España, permite pedir las certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción en versión plurilingüe.
Entre los países vinculados por ese convenio, esos documentos circulan sin legalización y sin traducción. Ni apostilla ni traductor: se presentan tal cual. Lo firman una veintena larga de Estados europeos, entre ellos Alemania, Francia, Italia, Portugal, Polonia, Rumanía, Bulgaria o Lituania.
Conviene saber también dónde no llega el atajo, porque ahí se concentran los disgustos: ningún país latinoamericano forma parte del convenio. Una partida colombiana, mexicana o argentina no puede pedirse en formato plurilingüe, y seguirá necesitando su legalización y su traducción jurada.
Hay países con acuerdo propio
Al margen de ese convenio, España mantiene acuerdos bilaterales que eximen de legalizar determinados documentos, y suelen pasar desapercibidos incluso para quien los tramita a diario.
El caso más llamativo por su antigüedad es el ruso. Un canje de notas entre España y la entonces URSS, firmado en Madrid el 24 de febrero de 1984 y publicado en el BOE en abril de 1985, libera de legalización a las certificaciones del Registro Civil de ambos países. El acuerdo sigue vigente y alcanza a lo que hoy expide la Federación Rusa: actas de nacimiento y matrimonio, de divorcio y defunción, de estado civil o de cambio de nombre. Basta con una traducción jurada, sin apostilla.
Cuando sí hace falta, el orden importa
Fuera de esos supuestos rige el Convenio de La Haya y el documento necesita apostilla, que se pone en el país que lo emitió, no en España.
Aquí está el error que más dinero cuesta: traducir antes de apostillar. La apostilla es un sello con su propio texto, y ese texto forma parte del documento. Si la traducción se hace antes, no la recoge, y el expediente vuelve con un requerimiento. Primero el documento, después la apostilla en origen y solo entonces la traducción.
En sentido contrario pasa lo mismo y afecta a más gente de la que cree: un título, un certificado de penales o un acta española que deban surtir efecto fuera. Ahí el trámite se resuelve en España, ante el organismo que corresponda según el tipo de documento, y también antes de encargar la traducción.
Quién puede firmar la traducción
Ningún organismo público admite una traducción, por buena que sea, si no la firma y sella un traductor jurado con nombramiento del Ministerio de Asuntos Exteriores, que mantiene publicado el listado de quienes están habilitados.
El nombramiento es por idioma, y ese matiz se escapa a menudo. Un jurado de inglés no puede certificar un documento redactado en ruso, aunque lo entienda, igual que uno de ruso no resuelve un papel escrito en ucraniano: una traducción jurada de ruso solo es válida si la firma quien está habilitado para esa combinación. Antes de encargar nada merece la pena mirar en qué idioma está redactado realmente el documento, porque en los países de la antigua URSS conviven varios.
El nombre tiene que ser el mismo en todo el expediente
Con los alfabetos no latinos aparece un problema que nadie anticipa: la transliteración. Un mismo apellido puede acabar escrito Kuznetsov, Kuznetzov o Kouznetsov según quién lo transcriba y en qué año.
La regla práctica no admite excepciones: el nombre debe coincidir con el del pasaporte y repetirse igual en todos los documentos. Si un acta recoge una grafía y otra distinta el certificado de penales, la Administración ve a dos personas, y toca demostrar que no lo son.
Antes de pagar nada
Cuatro comprobaciones ahorran semanas. Si el país emisor está en el convenio de Viena, pida el certificado plurilingüe y olvídese del resto. Si no lo está, mire si existe un acuerdo bilateral que exima de legalizar. Si tampoco, apostille primero y traduzca después. Y compruebe que el traductor figura en la lista oficial para el idioma del documento.
Es la diferencia entre resolver un trámite y repetirlo.
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