La transformación digital de las empresas ha avanzado de manera progresiva y, a día de hoy, implementar procesos de digitalización y automatización se ha convertido en obligatorio. A ello instan tanto los cambios sociales y en el comportamiento del consumidor como la legislación, que también se adapta a los nuevos tiempos.
Prueba de ellos es la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como "Ley Crea y Crece". Se diseñó para el fortalecimiento del tejido empresarial y para combatir la morosidad, y una de sus grandes propuestas fue la obligatoriedad de adoptar la facturación electrónica en las operaciones comerciales. El margen de implementación ha iniciado la cuenta atrás, y en 2026 las empresas estarán obligadas a remitir facturas a la Agencia Tributaria de manera instantánea.
Así será la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria concentra de forma muy gráfica el propósito de la ley, que es la de luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida para mejorar el control tributario. La digitalización permitirá a la Agencia Tributaria tener un acceso rápido y fiable a los movimientos económicos entre empresas, lo que dificulta las posibilidades de acometer prácticas fraudulentas e insta a la instauración de políticas de cumplimiento eficaces.
El dato clave es que a partir de 2026 las empresas deberán enviar las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria de manera inmediata. Se trata de un documento como el tradicional en papel, pero se emite por medios informáticos y cuenta con firma electrónica autentificable.
Para proceder, las empresas deben utilizar softwares con unos requisitos específicos de la Agencia Tributaria para garantizar la seguridad y la fiabilidad. Una vez instalado, se debe configurar con los datos fiscales de emisor y receptores, que deben constar en cada factura junto a conceptos, importes e impuestos aplicables.
Medidas contra el fraude fiscal
La Ley Crea y Crece no es la única a consultar en la necesaria adaptación del tejido empresarial a la realidad digital imperante. Antes que esta, en 2021, se aprobó la ley contra el fraude fiscal que aglutina medidas de prevención y lucha. Es en esta donde se establecen los requisitos que debe cumplir el software de facturación para garantizar la conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los datos contenidos en las facturas.
La ley afecta a los propios proveedores de software, a los que se insta a impedir la producción y comercialización de programas que permitan la ocultación de datos bajo intereses encaminados al fraude. Las sanciones por no cumplir la ley antifraude fiscal conllevan multas económicas que pueden llegar a los 50.000 € para usuarios sin programa certificado.
Ventajas de las nueva facturación
Para facilitar la nueva tarea, sobre todo a pymes y autónomos con menos recursos materiales e inmateriales de implementación, empresas como CEGID han desarrollado soluciones de gestión innovadoras para la gestión de documentos financieros. Ayudan a que la facturación electrónica no se perciba como un escollo obligatorio a superar, sino a ir más allá y apreciar las ventajas que trae el nuevo modelo:
- Rapidez y seguridad. Emitir y recibir facturas a clientes y proveedores será mucho más rápido y seguro. Los datos siguen siendo confidenciales, ya que se mantienen almacenados y protegidos en la nube.
- Ahorro de almacenamiento. Se suprimen los documentos adjuntos, lo que implica ahorro de tiempo y espacio digital y físico. La reducción de papel tiene un impacto directo sobre el ahorro económico y sobre la sostenibilidad, por la reducción de la huella de carbono.
- Reducción de errores. La posibilidad de identificar el origen y la fuente en todas las etapas del proceso de facturación se vuelve más ágil, ya que se pueden importar datos de manera automática y rastrear a emisor y receptor con facilidad gracias al certificado digital. Además, la imposibilidad de manipular la factura protege a ambas partes si surge algún conflicto.
- Transformación digital. La digitalización y automatización de procesos es una asignatura pendiente para autónomos y pymes, ya que las tareas cotidianas se imponen a esta necesidad. La implementación de la facturación electrónica es un primer paso en la modernización del tejido empresarial español, que debe ir acorde a los países de su entorno.
Consejos prácticos para la transición
Los expertos desarrolladores de softwares especializados ofrecen consejos a pymes y autónomos para facilitar la transición:
- Evaluar correctamente las necesidades del negocio, a fin de hacerse con una solución tecnológica adaptada al tamaño y el sector que corresponda.
- Formar al equipo para que sean conocedores del nuevo sistema, aprovechen sus ventajas y se comprometan con el cumplimiento.
- Centralizar la gestión. Puede ser el momento de hacerse con una plataforma que integre todos los documentos financieros en un mismo lugar.
- Buscar ayuda y soporte profesional a través de un asesoramiento especializado.
Lo más importante es ver la implantación de la factura electrónica obligatoria como una oportunidad de transformación profunda para la propia empresa, así como un paso más en la persecución del fraude.