Cualquier tipo de evento necesita ser organizado hasta el mínimo detalle si queremos garantizar su éxito. Incluso los organizadores con muchos años de experiencia saben que cada nuevo acontecimiento requiere de una planificación y tener ciertos aspectos en cuenta para que todo salga bien.
Desde elegir el lugar de celebración adecuado para cada ocasión, hasta procurar que los asistentes cuenten con todos los elementos que aseguren su comodidad durante todo el acto, como por ejemplo zonas de descanso, un WC portátil o zonas con Wifi, los profesionales del sector tienen mucho trabajo por delante.
En el artículo de hoy repasaremos los 5 imprescindibles que todo organizador de eventos debe tener en cuenta en el proceso de preparación de cualquier celebración.
Los 5 aspectos imprescindibles a tener en cuenta
En los últimos años, la organización de eventos se ha convertido en uno de los sectores con mayor crecimiento, pues tanto empresas como particulares coinciden en la importancia de dejar en manos de los profesionales la organización para garantizar que el acto cumpla con los objetivos y los asistentes disfruten de la experiencia.
Para ello, cualquier organizador de eventos debe prestar especial atención a los siguientes aspectos del proceso de planificación.
1. Decidir el lugar y la fecha
El lugar que se elija no solo depende de los gustos del cliente, pues también es necesario tener en cuenta ciertos elementos, como la disponibilidad, el estilo, los medios de transporte para llegar a él, si cuenta con mobiliario, etc. Lo ideal es elegir un emplazamiento con bastante tiempo para asegurar que esté libre. Además debe ser de fácil acceso, tanto para los invitados como para los proveedores, y disponer de espacio suficiente para el número de asistentes.
En cuanto a la fecha, es esencial escoger un día en el que se sepa que pueden asistir el mayor número de invitados. Si el acto va a tener lugar en el exterior, también es conveniente comprobar la climatología para elegir una fecha en la que el tiempo sea agradable.
2. Planificar la logística
No importa si se trata de un evento corporativo, una boda, una comida de empresa o un acontecimiento más pequeño, siempre es necesario estar al tanto de todos los aspectos logísticos para que todo discurra sin contratiempos.
Un buen organizador debe tener en cuenta cosas como el transporte para que los proveedores puedan hacer sus entregas con facilidad, o la colocación del mobiliario para que permita que la gente pueda moverse con libertad entre las distintas zonas. Otros elementos claves de la logística son el catering que se va a servir o dónde situar a los trabajadores de seguridad. También es esencial hacer una planificación de los horarios para que todas las actuaciones, ponencias o similares transcurran de forma eficiente y no haya interrupciones.
3. Seleccionar los proveedores
Desde elegir la empresa que se encargará de la comida que se servirá en el evento hasta el alquiler de muebles cómodos para los asistentes, pasando por la iluminación, sistema de audio, pantallas y otras formas de entretenimiento, los organizadores deben contratar proveedores de servicios serios y confiables, que cumplan siempre con su trabajo en los plazos que se les marque.
El organizador será también quién se encargue de coordinar a todos estos proveedores, de manera que todos cumplan con su cometido en los tiempos que se les ha marcado. Lo último que se quiere que ocurra en un acontecimiento o celebración destacada es que falte o se retrase algún elemento porque ha fallado el proveedor.
4. Gestión de invitados
La gestión de invitados involucra la creación de la lista de asistentes adecuada a cada situación, pero también la distribución de las invitaciones. Hoy en día es habitual enviar notificaciones digitales, tales como correos electrónicos, hacer formularios online o enviar mensajes al móvil, aunque las invitaciones por escrito nunca han pasado de moda y son siempre bien recibidas.
Como a la hora de organizar un evento es importante saber el número exacto (o por lo menos aproximado) de asistentes, es imprescindible incluir en las invitaciones el apartado RSVP, por el cual podrán confirmar o no la asistencia. En esta misma respuesta también se puede pedir información adicional, como sí tienen alergias o alguna otra restricción alimentaria.
5. Servicios para los asistentes
Por último, otro de los aspectos imprescindibles que deben figurar en la lista de “cosas por hacer” de los organizadores de eventos, es asegurarse de que los asistentes tengan una buena experiencia y guarden un agradable recuerdo del acontecimiento.
Su misión incluye, entre otras cosas, asegurarse de que haya asientos cómodos suficientes para todo el mundo, proporcionar una conexión inalámbrica a Internet estable, zonas para fumadores, etc. Es especialmente necesario comprobar que el lugar dispone del número de cuartos de baños adecuado o, en su defecto o en caso de que el evento tenga lugar al aire libre, proporcionar WC químicos portátiles para asegurar la higiene y comodidad de todos los asistentes que los utilicen.
Como organizador de eventos, tener todos estos aspectos imprescindibles en cuenta te garantiza que la planificación del próximo acto sea todo un éxito.